太阳集团tyc151学生学籍档案管理实施细则

                                                                            太阳集团[2023]201号

第一章  总则

第一条 为加强学籍档案管理，规范学籍档案的收集、整理和归档工作，提高学籍档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校学生管理规定》（教育部第41号令）《教育部普通高等学校档案管理办法》《河南省大中专毕业生档案管理办法》等文件精神，结合学校实际，制订本细则。

第二条 学籍档案是学生在受教育过程中形成的具有保存价值的各种形式的文字材料。它是学生在校期间的学籍、成绩和毕（结）业等情况的重要凭证。

第三条 学籍档案管理范围：具有我集团正式学籍的全日制专科学生。

第四条 学籍档案管理工作实行校、院两级管理体制，以校内二级学院为主。各二级学院应设立学籍档案管理员，负责学生学籍档案材料的日常收集、整理、转递；学院档案馆负责指导、审核和检查，并对学校应留存的学生学籍档案材料进行分类保管，招生办、学生处、教务处、就业指导中心等相关处室分别负责提供所负责的相关学籍材料。

第二章  归档范围

第五条 学生个人学籍档案材料

1、入学材料。一般应包括学生录取通知书、准考证原件、高中（中职）阶段的学籍档案（纸质）高考档案、入学体检表。

2、学籍材料。至少包括学生学籍表、新生入学登记表。如学生有学籍变动，还应包括各学习阶段休学、复学、退学、转学其他等原因引起的学籍异动相关的申请和批准材料。

3、学习材料。主要包括学生学业成绩单、实习鉴定表。学生学业成绩单由各二级学院学生学业成绩管理人员负责填写，由所在二级学院审查并送教务处复审后，方可装入学生学籍档案。实习鉴定表由教务处提供统一模板，在学生毕业实习前发放给各系，实习结束经实习单位指导教师、校内指导教师签署意见，加盖实习单位和二级学院公章后装入学生学籍档案。

4、品德鉴定材料。学生诚信记录表等材料。

5、毕业材料：毕业生登记表。

6、奖惩材料。学生在校期间所获得的重要荣誉，如国家奖学金、省级三好学生、优秀毕业生等证书复印件；学生在校期间违反校纪校规、触犯国家法律等形成的各类处分材料。

7、升学材料：参加专升本考试并被录取的学生，其专升本推荐表、报名表、志愿表应装入个人档案。

8、服役材料：在校期间应征入伍服兵役的相关材料。

9、其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。

第六条 学校留存学生学籍档案材料

1、入学材料。普通高校招生录取名册纸质版、新生入学登记表（一式两份，一份装入学生个人档案，一份由学校档案馆留存）、新生名册纸质版和电子版（学生处留存）。

2、学习材料。学生在校期间学业成绩单（一式两份，一份装入学生个人档案，一份由学校档案馆留存）。

3、学籍变动材料。包括保留学籍、留级、休学、复学、退学、转学、转专业及学生个人信息更改等汇总资料，3、毕业材料。毕（结）业生名册，由学生处按学年度转学校档案馆留存。

4、奖惩材料。校级及以上各类奖惩材料。

第三章 学生学籍档案材料收集与整理

第七条 所有归档材料必须是办理完毕的最终材料，必须真实完整、对象明确、手续完备，具体要求如下：

1、个人文字材料，一律用碳素水笔（或黑色圆珠笔）书写，字体工整、规范，填写人、审核人均要签署本人的汉语全名和日期。

2、由校内各部门出具的审核鉴定材料，按照鉴定材料的流程和要求，予以审核，签署意见，并加盖相应部门公章。

3、所有归档材料，学生的姓名、性别、年龄、出生年月及身份证号码与录取信息一致。

第八条 新生入学时，由各二级学院负责对新生高考档案材料进行收集、审核、整理、归档。具体要求如下：

1、核查学生高考档案材料是否完整、真实，要求学生身份证与高考档案中所记载的姓名、性别、出生年月、籍贯、家庭住址等信息一致。如高考档案内材料有缺失，须要求在新生在规定时间内将材料补齐。

2、核查后，将学生学籍档案资料换装学校统一的档案袋。原档案袋上贴有高考报名登记表等相关表格的，应将原档案袋一并装入新档案袋中。

3、填写档案袋信息时，要求用碳素水笔（或黑色圆珠笔）书写，字迹要清晰、工整，并确保相关信息完整。

第九条  新生入学后，各二级学院应按时收集学生学籍档案，并对收集的材料要认真鉴别，确保归档材料真实规范、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。

第十条 属归档范围的学生个人材料和学校档案馆留存的材料，应在规定时间内填写完毕或提供。有关档案材料收集归档的时间要求：

1、新生档案的建档工作自新生入学后1个月内完成。

2、学生入学登记表、学生学籍卡应于新生入学资格审查后1个月内收集归档。

3、新生体检表应于新生入学体检后1个月内收集归档。

4、学籍异动材料应于批准后2周内收集归档。

5、学生奖惩材料应于奖惩决定作出之日起2周内收集归档。

6、学生实习鉴定表应于学生顶岗实习结束2周内收集归档。

7、学生学业成绩单于学生毕业应与当年6月15日前集中收集归档。

8、《高等学校毕业生登记表》应于学生毕业当年6月20日前集中收集归档。

9、学生升学材料应于相关材料产生1周内进行收集归档。

9、学生在校期间服役材料于学生应征入伍通知书下发后，在1周内收集归档。

第四章 学生学籍档案管理

第十一条 各二级学院做好学生学籍档案保管人员及条件保障，做好防盗、防火、防水(防潮)、防虫、防有害气体及灰尘等，切实避免档案丢失、损毁。

第十二条 因工作需要，以下人员可查阅学生学籍档案：

1、学校及各二级学院领导、辅导员可查阅所属学生学籍档案。

2、与学生管理有关的职能部门、教学单位负责人或具体经办人。

3、持有相关证明或介绍信的校外单位组织人事等部门人员。

第十三条 任何人查阅档案时，必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料。未经批准不得擅自拍摄、复制、摘记档案内容，不得泄露或擅自向外公布档案内容。

第十四条 学生学籍档案，一般不予借出，确因特殊需要借出者，须按学校档案管理规定办理审批和登记手续。

第五章 档案转递

第十五条 具备毕业资格的我集团全日制专科学生的学籍档案，由各二级学院在学生毕业前进行全面核查，在学院档案馆指导下进行封装、转递。不具备毕业资格学生的学籍档案暂由所在二级学院保存。

第十六条 已落实就业单位并签订就业协议书的毕业生，按如下要求进行转递：

1、就业单位具有档案接收及管理资质的，由毕业生提供邮寄地址并按就业单位要求进行转递。

2、就业单位不具备档案接收及管理资质的，转递到学生所在地的县级及以上的人才（劳务）管理部门。

第十七条 经专升本考试被录取的毕业生，按照所录取本科院校要求进行转递。

第十八条 退学、开除学籍学生的学籍档案，在办完离校手续后退还给学生本人或转递到学生户籍所在地的县级及以上的人才（劳务）管理部门。

第十九条 除特殊情况外，毕业生档案采用“邮政EMS标准快递”或邮政机要形式转递，转递时装入带有“高校学生档案专用”标志的统一封套。邮递完毕后办理人员做好邮递单号记录、整理、保存，同时将电子版发学校档案时。 

第六章 附则

第二十条 本办法由学生工作处、学校档案馆负责解释。

    第二十一条 本办法自发布之日起施行。

                    （2023年11月24日印发）